生态共享建设案例

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   中国中铁多年来持续研究深化财务改革的路径,当财务共享服务逐步进入管理视野,中国中铁进行了大量的研究和调研活动,思考如何在建设财务共享的同时,不仅实现财务管理体系转型升级的战略落地,同时提升整个企业的价值创造力,最终形成了生态共享的建设方案,旨在完成企业集团内部运营流程的全面闭环管理,延展外部环境的协同,以深化财务改革,支撑各个管理层级的精准决策为目标,以数据建设为路径,使企业生态环境产生协同效应,形成优质大数据资产。    自2016年6月共享建设开始,至2017年6月,中铁一局、中铁四局财务共享中心顺利挂牌运营,标志着生态共享建设取得了初步成果,生态共享建设实现了流程、控制、数据、核算的全面规范性,数据由业务源头一次录入、自动制证,财务自动化程度覆盖了90%以上的业务,业务倒逼、资金闭环管理、税务风险控制、全面预算控制等多效合力,人员节约、效率提升、资金集中、风险管控的效果显著,基于生态共享的数据中心,支撑股份公司、二级单位、三级单位、项目部四级管理决策,将各单位的数据实时反馈股份总部,对决策起到良好辅助作用。截至2018年初,中国中铁共享中心建设已经在三十多个二级单位全面推广,五个共享中心挂牌运营,服务于七个二级单位的7600多个账套,各二级单位对共享建设热情高涨,体现了共享建设方案及成果的广泛适用性及可复用性。下文是中国中铁生态共享建设方案简介。  一、财务共享中心的改革使命   形成标准、辐射业务:财务共享中心的标准化体系涉及企业所有的经济业务活动,将其辐射到业务前端、移植到所有成员单位,驱动业务端的标准化和集约化,更好地促进财务与业务的高度协同,从而推动业务的转型升级。 打造平台、管理数据:财务共享平台建设将完成对网络、硬件、安全、机房、管理软件的整体改造;财务共享中心为各层级的财务和业务提供结果和过程数据,是企业级大数据的重要来源。 培养人员、腾挪输出:财务共享中心通过大量、重复、标准化的工作来实现规模效应和培养基本功扎实的财务人员,成为全公司财务人员的培养基地,向未来的财务管理中心、资金中心、业务伙伴腾挪并输送优秀的财务人员。 孵化模式、积累经验:财务共享中心建设是对集中共享组织模式的孵化,为后续财务管理中心、资金中心的组织模式变革积累经验,对于适用集中模式的业务管理变革同样也具有示范效应。 二、财务共享中心建设的目标    通过财务共享中心完成中国中铁范围内所有实体的会计核算、资金收付、财务报告编制以及通过信息系统实现预算管控落地、风险管控落地和辅助决策支持等其他共享增值业务。财务共享中心以高度标准化为基础,按流程进行小组和岗位的专业化分工,由数量合理和技能配套的员工,在共享平台上基于影像资料在线完成所有共享作业。 财务共享中心作为财务体系内的一个组织,承担其自身组织管理、人员管理、信息系统管理、制度流程管理的职责,在影像和原始单据分离的情况下,共享中心做好电子档案管理,成员单位和项目部做好纸质档案的归档和管理工作。 三、财务共享中心建设的原则     财务共享中心的建设遵循以下整体原则: 国际标准、中铁特色:以国际领先实践为标杆,财务共享中心的建设具备前瞻性和拓展性;充分考虑改革背景、龙八娱乐现状、财务人员培养等因素定制打造中国中铁财务共享内涵和外延。 理念变革、手段移植:财务共享中心的建设应当注重理念的变革管理,配套恰当的宣贯机制;财务共享中心的标准化体系和信息系统平台应当能够满足高效地管理移植需求。 整体规划、循序渐进:财务共享中心建设应当在顶层设计的基础上,进行整体规划,遵照循序渐进的客观规律,按照试点终端分布集中,并明确各阶段的阶段性建设成果。         四、财务共享中心的整体建设框架     财务共享中心的业务范围包括:预算工作、核算工作、资金结算工作、总账及财务报表出具工作、内部标准化政策工作、运营管理工作以及海内外业务管理工作。 其中核算工作包含:采购与应付核算、收入与应收核算、存货与成本核算、经费及费用核算、职工薪酬核算、投融资核算、税务核算、资产核算以及权益核算等工作。 资金结算工作包含:对公对私的结算工作、内部资金上拨与下划工作,银行账户管理工作等。 总账及财务报表出具工作包含:总账相关账务处理、财务基础报表出具工作、对内分析报表出具工作及对外披露报表的出具工作。前述核算工作所生成的基础数据应能满足总账及报表出具工作的要求。 共享中心内部标准化政策工作包含:财务政策解读、共享中心标准化财务政策制定及共享中心财务政策优化等工作。 共享中心运营管理工作包含:共享中心组织管理工作、人员管理工作、信息系统管理工作、电子档案管理工作、呼叫中心管理工作等。 需要特别提出的是随着中国中铁国际化业务的发展,越来越多的海外项目也必将成为共享服务中心的重点服务对象,为了保障中国中铁全面实现“业财一体化”的建设目标,将国际化业务纳入共享平台势在必行。 五、财务共享的组织机构设计    现阶段在中国中铁体系内成立中国中铁总财务共享中心加局级分财务共享中心及区域共享中心模式,在财务共享中心内按照专业化进行分工,形成扁平化小组和岗位设置。    随着企业的不断发展,和共享中心的不断优化,未来可根据实际运营情况及运营效果研究是否建立统一的大共享中心。    中国中铁总部财务共享中心作为一个独立的组织挂靠在中国中铁财务部,各部门、分公司及直属项目机构财务共享中心人员统一遵循局财务共享中心工作安排及考核。局财务共享中心作为一个独立的组织挂靠在局财务部,财务共享中心人员统一遵循局财务共享中心工作安排及考核。    局本部承担战略财务职能,具体包括战略财务管理、制度管理、风险及内控管理、预算管理、资金筹划、税务筹划和综合管理。    局财务共享中心承担共享财务职能,具体包括资金集中结算、会计集中核算、会计报表编制、电子档案管理和运营管理。    分公司/项目部承担业务财务职能,具体包括制度管理、风险及内控管理、预算管理、资金管理(第三方监管)、日常税务管理、资产管理、经济业务前端的指导和监督、经营分析、档案管理和综合管理。 (一)财务共享中心工作组设置    按照流程财务共享中心设置两大类工作组:专业组和跨专业组。    专业组:包括收入组、成本组、费用组、资产组、税务组、资金结算组、总账组、报表组。    跨专业组:包括运营管理组、监察稽核组、数据资产组 (二)财务共享中心绩效考核指标设计    财务共享中心绩效考核的指标分别从标准化、服务水平、质量管理、业务效率和现场管理五个维度设置。    标准化绩效考核指标:关注统一的标准化体系是否进行及时地修订和优化。    服务水平绩效考核指标:关注共享中心对投诉、疑问等需要沟通协调事宜的响应。    质量管理绩效考核指标:关注共享中心所处理业务发生差错量其他影响服务质量的情况。    业务效率绩效考核指标:关注各类专业流程的流程处理数量、效率以及单据流程周期。    现场管理绩效考核指标:关注现场办公场所是否整洁、有序,是否能够为高效业务处理提供环境。    共享中心的考核指标体系围绕指标名称、指标解释、取值方法、衡量方式四大要素进行描述。 六、财务共享中心人员队伍建设    形成一支专业扎实、结构合理、规模适当,发展路径清晰的财务共享专业团队;在财务共享专业团队的土壤中,打造财务人才培养基地,为战略财务和业务财务输出人才。    完成共享人员集中。明确共享中心人员素质要求,选拔财务人员从基层财务向共享中心的平稳集中。    实现共享人员转型。设计共享培训内容,帮助共享人员适应共享和专业化分工模式。    固化人员管理机制。在共享中心建立和运营过程中,完善共享人员发展规划、日常管理、学习培训、绩效考核方面的管理机制。    腾挪和输出人员。依托中国中铁财务人员发展路径,协助财务人员建立职业发展规划,促进共享人员的输出。 七、财务共享中心标准体系建设 (一)流程标准 形成中国中铁统一的、承接财务共享中心专业化分工,持续优化的财务共享流程标准体系;流程标准体系包含全面的流程框架、清晰的流程图和详细的流程操作规范;流程标准承载明确的权责界面,嵌入完整的控制活动和稽核活动,对接财务共享平台,辐射业务前端促进业务流程标准化。 (二)控制标准 搭建以“控制矩阵”为载体,以财务共享中心风险为控制对象,控制手段灵活、嵌入流程、固化于信息系统的控制标准体系。搭建包含控制流程、控制风险、控制活动、控制类型、控制频率、控制目标及责任主体七大要素的“控制矩阵”。建立以“控制矩阵”为载体的控制标准体系,结合股份管理要求及共享中心运行情况,对控制矩阵及控制标准体系进行持续优化。 (三)会计核算标准 形成中国中铁合规、明确、统一的会计政策,规范会计确认、计量、报告和监控等行为,保证会计信息质量,满足各方对会计信息的需求;细化政策规定,体现业务特点和满足公司管理要求;统一会计政策的选择和会计估计,降低财务共享中心人员主观判断的程度和频次,消除因会计政策或估计差异形成的数据口径差异。 (四)稽核规则 形成简单易读、信息全面的稽核规则,稽核规则紧贴流程,要点清晰、描述准确,业务单据要素完整,保证稽核规则成为防范财务共享中心业务风险的第一道防线,成为保障财务共享中心工作效率的重要基础。 (五)数据标准 形成统一规范的业务指标体系、主数据标准和代码维度;支持财务共享信息系统平台集中批量处理数据和信息的需求;配套规范统一的数据标准管理办法。数据标准建设包括数据定义、数据梳理、制定数据规范、制定数据管理办法等内容,其中数据定义旨在明确数据管理范围,阐述数据内涵,避免二义性;数据梳理包括梳理数据提供方和使用方,梳理数据明细列表;制定数据规范包括数据属性命名和定义,形成数据编码规范;制定数据管理办法包括制定数据管理流程,根据流程设立数据管理岗位和数据管理人员等。                八、财务共享中心制度建设     财务共享中心根据部门各项职能归纳制定各项制度,形成完善的财务共享中心管理制度体系,从而将财务共享中心的日常管理和业务标准制度化、规范化。同时建立培训、宣贯等机制,推动标准化的落地。 财务共享中心管理制度主要包括标准化体系规范、运营管理规范、用户操作规范三大部分。 标准化体系规范是将财务共享中心的标准化体系建设成果进行制度化,包含流程标准、控制标准、会计政策标准、会计科目标准、核算规则标准、稽核规则标准及数据标准,以流程为线索,将标准化体系整合制度化,并随着体系的更新进行修订和完善。 运营管理规范是对共享中心的日常运营进行明确的要求,包括人员日常管理、组织日常管理、文档管理、信息系统维护、工作环境等内容。 用户操作规范包括内部用户操作规范和外部用户操作规范,为共享中心的工作人员和所有纳入共享范围的业务单位的员工提供共享系统平台的操作指南。 九、财务共享中心系统建设 (一)系统建设的目标 1.通过管理提升创造价值 提升全面预算管控能力 通过财务共享平台建设,规范系统运行规则,为预算编制提供充分依据。将全面预算机制植入系统,实现从事后控制向全过程控制转变,从人为操控向系统自动控制转变。如:将业务预算和财务预算融合,达到财务事前指引和规范业务活动的目的;完善内部定额,提高责任成本预算编制水平;将资金预算与经费预算挂钩,强化资金与成本费用协同管控;将经费预算与经费管控模块挂钩,实现经费预算刚性控制自动化。 提升资金集中管控能力 通过财务共享中心平台建设,提升资金集中管控能力,可使企业的价值创造能力提升具备更大优势;一是达到实时监测资金流向、流量、支付方式及资金分布、超限额资金自动报警、集中支付审批、信贷、票据等功效,强化资金事前策划、过程监控、动态分析、量化考核。二是上收大额资金支付审批权限,集中出纳业务,回收项目密钥,远程处理业务,实现资金支付关口审批的刚性控制。三是实时对资金运行动态监控,提高资金使用效率,防范资金风险。四是突破业主监管壁垒,推动资金催收、集中、上存及集中支付,盘活头寸,增加收益。 提升制度执行力 通过财务共享中心平台建设,结合内控管理及风险控制,以自动化的系统程序和标准化的管理体系为支撑,转化为经济业务活动管控的执行力,强化制度刚性控制,实现所有经济业务事项按流程规范运行,所有支出按流程审批后办理。如:系统融入“超预算开支业务申请单据无法提交”,“未履行业务事前审批流无法申请报销”,“未履行审批流的支付单据系统无法传递给出纳岗位”,“报销款强制自动归还备用金”,“超限额物资领料单自动报警”,“未履行劳务完工量签认程序无法验工计价”,“不符合合同支付条款的资金支付单据无法提交”等。 提升工作质量和效率 通过财务共享中心平台建设,实现业务处理“四个统一”、基础工作“四个提高”。 “四个统一”:政策制度执行统一、科目体系及辅助设置统一、会计核算标准统一、业务操作规范统一。 “四个提高”:一是提高业务处理、会计核算、报表编制、汇总分析等基础性工作的标准化程度;二是提高报账单、点验单、发料单、计价单等业务单据数据转化为会计信息的时效性和精确性;三是提高合同、施工图、工程量清单、责任成本预算、物资需求计划、职工考勤表、资产台账等资料数据转化为业务财务信息的集成共享度;四是提高工作质量和效率。而且,由于业务操作流程固化,即使人员随时变动,也不会对业务信息质量产生影响。 提升风险管控能力 借助数据联通、信息共享功能与分析预警系统,建立预警、分析、决策管理模型和内部管理报表体系,完善动态分析、风险预警、趋势预测、风险防范与评估等功能,将风险管理、经济运行、关键业务环节相结合,探索适合企业自身的风险量化分析和风险监测预警的技术手段和实现方式,完善风险管控机制。 2.支撑精准决策创造价值 借助平台功能,以数据联通与信息共享为支持,一是实现财务分析、行业对标、风险预警、趋势预测、绩效评价等决策支持功能。二是强化经济运行关键因素动态分析预警,解决相关信息不明晰、信息不对称、历史同期数据不可比、专业指标不易懂等问题。三是系统提供全面、准确、及时的参考信息,促使各级管理者逐步从经验型决策向科学型决策转变,实现以经济活动分析支撑龙八娱乐网上娱乐精准决策。 3.生态良性循环创造价值 在业财共享的基础上,融入制度、标准、流程等管理体系建设业财共享数字化生态圈。业务部门加工业务数据,生成和驱动财务数据,财务部门分析财务数据形成财务信息,反映和控制业务信息,并反馈给业务部门,形成业财生态圈。业财生态圈的建立,对业务数据、财务数据全过程源头化集中管理,实现企业以财务为驱动、业务为支撑、业财融合的良性循环。 4.推动管理会计体系建设 通过财务共享中心建设,实现业财共享服务体系,实现企业财务资源的更优配置,把集团整体财务工作进行合理划分,实现业务支持财务、共享中心财务、集团战略财务的财务管理体系。未来,业务支持财务更多的由系统自动完成,共享中心财务为企业集团统一提供专业的账务处理,制证的高度自动化和流水线作业将使部分财务人员从日常核算业务中解脱出来,转向财务管理等核心业务岗位,做好管理层决策分析的辅助工作。 (二)整体龙八娱乐体系框架 基于财务共享中心建设需求对股份信息系统进行整体规划,采用“一个共享门户、两级云平台、四层系统架构,六大应用体系”的设计思路开展统一设计和系统建设。       图3:生态共享服务体系整体架构 一个共享门户:共享门户作为用户访问共享龙八娱乐体系的唯一入口,所有应用通过与门户无缝集成,实现单点登录,跨应用无障碍切换。用户对应用界限无感知,提升用户体验,提高公司龙八娱乐水平。 两级云平台:股份和各局在现有网络基础上,搭建统一的高速网络通道;借助云平台和虚拟技术,整合、扩容、升级现有软硬件资源,形成庞大的计算/存储资源池;在此基础上建设平台基础服务,集中部署包含财务共享应用体系在内的所有应用。关于硬件采购,由中国中铁进行统一规划,各试点单位参照自行采购。 四层系统架构:采用云技术和虚拟技术,中国中铁财务共享中心信息系统架构分为共享门户层、应用层、基础服务层、资源层,层层依托,科学划分,共同支撑龙八娱乐网上娱乐运营。 六大应用体系:六大应用体系:在应用层面,从功能定位划分,将系统应用划分为六大体系:业务系统协同、财务共享应用、资金管理应用、税务管理应用、数据中心应用、移动互联应用。其中主数据管理应用为一级架构应用,统一建设。在财务共享平台建设期,优先建设财务共享应用及与其紧密相关的支撑应用。 基于以上设计思路,平台可以实现松耦合的设计模式,基于庞大的基础服务和资源层,在应用层将传统的“系统”转化为可插拔的“应用”。 (三)系统建设内容 资源层:依托总体应用框架,通过改造升级现有网络环境,整合、扩充、集中现有硬件资源,将计算/存储资源虚拟化,形成云平台基础设施。 服务层:基于资源层,通过封装服务等手段搭建包括统一认证、流程服务、接口服务等在内的统一的基础服务平台。 应用层:依托及原有业务系统、财务系统,在此基础上适当改造成本系统、核算系统,进行历史数据清理与迁移,新建主数据管理、网报系统、共享管理、稽核监督、绩效评价、影像管理、经济运营分析应用及其他综合管理应用,应用系统间通过企业服务总线和流程平台实现深度集成,通过分步实施,持续优化,逐步建设形成以共享中心为核心的企业整体信息生态系统。 (四)财务共享应用及其相关应用介绍 1.与共享衔接的业务系统 成本系统应用:支撑集团业务管理需要,覆盖施工板块全面业务管理,满足成本精细化管理的要求,业主合同管理、责任成本预算编制、成本控制、成本核算、债务形成,数据满足决策需求,与共享平台数据衔接,接入共享影像应用,业务实时推送共享报账,由于共享衔接要求和业务数据资产统一要求。 物资系统应用:与成本系统集成的物资系统,负责项目物资的计划、采购、出入库、成本核算、债务形成各项管理,与共享平台全面集成。 物资贸易协同平台:物贸公司应用的物资贸易协同平台,与物资系统、电商平台、共享平台全面集成,对向集团外供应商进行物资采购、出入库、供应、资金计划进行全面管理。 其他业务系统:支持共享财务中心其他业务流程,包括机械设备系统、法务系统、电商平台、税务系统等。 2.财务共享应用包括以下内容 共享门户应用:共享门户为财务共享应用及相关各应用的统一入口,实现用户的统一认证及单点登录,用户对系统界限无感知,提升用户体验。 共享报账应用:共享报账是企业全面标准化建设应用,覆盖股份公司九大业务流程,满足业务精细化管理的需要,包括表单引擎、流程引擎、制证引擎、业务接口等,支撑单据的录入或业务系统数据引用、影像扫描、单据审核、自动制证等功能,同时是预算管理平台,实现业务归集、业务转换、预算编制、预算控制等功能。 共享财务应用:负责共享中心管理,包括共享财务的管理、业务分组与分发;处理经报账应用传递过来的会计交易,审核形成会计结果;集成多维数据库设计的共享财务核算功能,形成业务融合型财务数据;管理财务共享中心财务核算领域内人员、组织、服务效率和质量等方面的评价。包括共享基础管理、共享财务处理管理、稽核和评价、多维数据财务、专项财务管理、资金平台接口等内容。 影像档案应用:与业务协同及报账应用集成,在报账时扫描原始凭证,生成标准规范的电子影像数据并存储,支撑报账审批及会计处理,同时支持相关系统链接检索影像数据等功能。 移动互联应用:为企业门户、流程审批、领导查询提供移动互联应用支撑。 3.财务共享应用紧密相关的应用 数据中心应用:数据中心应用包括数据规划、数据采集、数据清洗、数据分析四大功能体系,其中主数据管理是数据规划的重要体现,是共享建设的基础,统一数据标准,统一数据口径,确保各业务系统使用的主数据是一致的。主要管理组织、部门、人员、会计科目、往来单位、客商信息、物资目录、机械目录、基础字典等主数据信息,通过采集、清洗形成的主数据,为后期系统联通提供了最大的支撑;数据建模分析是数据应用的功能,包括管理报表、财务报表的转换,数据挖掘及分析展现、风险预警等。 资金平台应用:支持共享中心的资金收付的结算业务。以付款业务为例:财务共享中心将各单位付款指令传递到资金平台集中处理,资金平台依据付款账户及付款指令差异确认最终支付方式并完成付款,付款结果会在线上传回共享中心作为账务处理依据。 税务管理应用:衔接金税或者百旺集团版和国税平台,支持业务系统、报账应用的增值税发票实时认证,支持增值税发票申请的推送和开具,税务报表的生成与报送。 经济运营分析:在数据中心应用的基础上,不断进行数据应用建设,为管理层进行决策、业务分析与监控等提供支持。以股份各业务系统以及外部数据为数据源,进行数据的抽取、处理、归集,进入股份统一数据仓库,基于此进行数据的挖掘分析。 (五)财务共享中心系统架构 财务共享中心平台采用基于SOA、面向多用户端和大型数据库的多层体系结构,主要包括数据层、业务逻辑层和表示层。 从系统架构来讲,财务共享中心由客户端(浏览器)——WEB服务器——应用服务器——数据库服务器组成。 客户端:使用主流浏览器系统(IE/chrome等)进行业务处理。支持电脑、手机、PDA等多种接入方式,满足多种业务应用场景。 WEB应用服务器:基于SOA组件化设计,支持应用服务可定制、可扩展;支持应用服务器的动态负载均衡,可充分保证系统在大事务环境下的高性能、稳定性,全面提升系统抗崩溃能力。不需要安装任何第三方商业中间件系统,保证应用的安全性。 数据库服务器:采用主流关系型数据库适配引擎、数据缓存技术,可高度支持数据库的应用,充分保证数据库操作的高效率。只有服务端应用才允许访问数据库,客户端应用只能通过服务端应用获取数据。 连接方式:适合局域网、广域网等多种连接方式。
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